Trouver les dernières ventes selon critère avec Excel

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Dernière vente selon critère

Comment trouver la ligne de la dernière fois que s'est produite une certaine action ou opération ? C'est ce que nous proposons de démontrer ici en extrayant toutes les données attachées à la dernière vente qui a dépassé un certain montant.



Un tableau des ventes est présenté par la capture. Sur la droite, l'utilisateur saisit un montant numérique (8400 Euros ici). Juste en-dessous, deux extractions sont réalisées. Tout d'abord, toutes les informations attachées à la toute dernière vente dans l'absolu, sont rapatriées. Puis, sont extraites toutes les données de la dernière vente qui a dépassé le montant stipulé par l'utilisateur.

Classeur Excel à télécharger
Pour débuter, nous suggérons de récupérer ce tableau des ventes.

• Télécharger le classeur derniere-vente.xlsx en cliquant sur ce lien,
• Double cliquer sur le fichier réceptionné pour l'ouvrir dans Excel,
• Puis, cliquer sur le bouton Activer la modification du bandeau de sécurité,

Nous retrouvons le tableau des ventes sur la gauche de la feuille. Le montant plancher doit être saisi en cellule G4. Les deux extractions doivent être produites à partir des cellules G8 et G12. Comme pour le sujet de la formation précédente, les colonnes du tableau des ventes sont identifiées par des noms de plages. Vous pouvez le vérifier en déployant la zone Nom en haut à gauche de la feuille Excel. Nous exploiterons certains de ces noms pour simplifier les syntaxes des formules d'extraction.

Trouver la toute dernière vente
Pour trouver la dernière ligne dans ce tableau des ventes, l'astuce consiste à réaliser une recherche générique à l'envers. C'est l'une des nombreuses prouesses qu'offre la fonction RechercheX.

• Cliquer sur la cellule G8 pour la sélectionner,
• Taper le symbole égal (=) pour débuter la construction de la formule,
• Inscrire la fonction matricielle d'extraction suivie d'une parenthèse, soit : RechercheX(,
• Puis, taper le symbole de l'étoile entre guillemets, soit : "*",

Comme nous l'avions appris avec la formation sur les WildCards, ce caractère générique peut représenter n'importe quel texte dans n'importe quelle cellule.

• Taper un point-virgule (;) pour passer dans l'argument du tableau de recherche,
• Désigner la colonne des commerciaux par son nom, soit : vendeurs,
• Taper un nouveau point-virgule (;) pour passer dans l'argument du tableau renvoyé,
• Puis, désigner l'intégralité des données en sélectionnant la plage B4:E19,

C'est ainsi et grâce à la nature matricielle de la fonction RechercheX que nous allons pouvoir retourner toutes les informations associées à la dernière vente.

• Taper ensuite deux points-virgules (;;) pour atteindre l'argument du mode de correspondance,

Nous ignorons ainsi le quatrième paramètre. Il permet de renvoyer une indication à l'utilisateur lorsque la donnée cherchée n'est pas trouvée.



Comme nous le savons, nous ne souhaitons pas réaliser une recherche exacte.

• Taper le chiffre 2,

Comme l'indique l'infobulle, nous entreprenons ainsi une recherche selon une correspondance de caractère générique. C'est ainsi que le WildCard de l'astérisque que nous avons passé en guise de valeur cherchée, sera interprété par la fonction RechercheX.

• Taper un dernier point-virgule (;) pour passer dans l'argument du mode de recherche,

C'est lui qui permet entre autres de définir le sens de la recherche. Nous l'avons dit, nous souhaitons réaliser une recherche inversée.

• Taper la valeur -1 pour chercher du dernier au premier,
• Fermer la parenthèse de la fonction RechercheX,
• Puis, valider la formule par la touche Entrée du clavier,

Comme vous pouvez l'apprécier, grâce à cette recherche inversée exercée sur le caractère générique de l'étoile, nous parvenons à extraire toutes les informations de la toute dernière vente.



Rechercher la dernière supérieure
Maintenant, pour trouver la dernière fois qu'une vente a dépassé le montant stipulé, le principe est semblable. Mais il faut restreindre la matrice de recherche aux lignes dont les ventes ont dépassé le montant choisi. Cette restriction, nous devons l'entreprendre grâce à la fonction Si à injecter dans le deuxième argument de la fonction RechercheX.

• Sélectionner de nouveau la cellule G8,
• Dans la barre de formule, prélever toute sa syntaxe puis la copier (CTRL + C),
• Sortir de la barre de formule en enfonçant la touche Echap en haut à gauche du clavier,
• Sélectionner alors la cellule G12,
• Dans la barre de formule, coller (CTRL + V) la syntaxe copiée,
• Dans la syntaxe restituée, cliquer juste après le premier point-virgule (;),

De cette manière, nous plaçons le point d'insertion au tout début de l'argument du tableau de recherche. C'est la matrice le représentant que nous devons restreindre seulement aux ventes supérieures au montant tapé par l'utilisateur en cellule G4.

• Inscrire la fonction conditionnelle suivie d'une parenthèse, soit : Si(,
• Désigner la plage des ventes par son nom, soit : ventes,
• Puis, construire le critère suivant : >=G4,
• Taper un point-virgule (;) pour passer dans la branche Alors de la fonction Si,

Cet argument est déjà renseigné puisqu'il concerne la plage des vendeurs. Grâce à cette condition matricielle, la recherche sera exercée uniquement sur les vendeurs ayant dépassé le montant désigné. Et comme nous allons conserver le style de la recherche (inversée sur le caractère générique), nous allons obtenir la ligne de la dernière vente ayant surpassé le score demandé.

• Cliquer après la plage vendeurs pour y placer le point d'insertion,
• Fermer la parenthèse de la fonction Si,
• Enfin, valider la formule matricielle par la touche Entrée du clavier,

Comme vous pouvez le voir, la dernière vente ayant dépassé le montant inscrit, est effectivement extraite avec toutes ses informations attachées. Naturellement, si vous changez la valeur cible en cellule G4, cette extraction s'actualise aussitôt et en parfaite cohérence avec la demande.