Supprimer facilement les lignes et colonnes vides

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Supprimer les colonnes vides

Nous connaissons déjà des techniques efficaces pour optimiser la suppression de colonnes ou lignes vides. Mais lorsque ces rangées vierges se multiplient dans une base de données dense, ces actions manuelles s'avèrent lourdes, redondantes voire risquées.



Dans l'exemple illustré par la capture, nous travaillons sur une base de données constituée de quelques champs et de plusieurs centaines d'enregistrements. Et comme vous pouvez le voir, des lignes et colonnes vierges sont intercalées un peu partout. Nous proposons de démontrer l'astuce capable d'éliminer tous ces trous en quelques secondes seulement.

Source et procédure
Pour étayer ces démonstrations, nous suggérons de récupérer cette base de données.

• Télécharger le classeur eliminer-rangees-vides.xlsx en cliquant sur ce lien,
• Double cliquer sur le fichier réceptionné pour l'ouvrir dans Excel,
• Puis, cliquer sur le bouton Activer la modification du bandeau de sécurité,

Comme vous le constatez, nous réceptionnons un tableau dense constitué de nombreux trous aussi bien en largeur qu'en hauteur. Cette base de données s'étend de la colonne B à la colonne K. Mais surtout, elle se déploie de la ligne 3 à la ligne 1140. Et les rangées vierges sont aussi nombreuses qu'aléatoires. Dans ce contexte, il n'est pas envisageable d'intervenir manuellement pour regrouper les lignes comme les colonnes. L'astuce est simple dans les deux cas. Tout est une question d'organisation. En d'autres termes, il s'agit de trier les données.

• Dans la zone Nom en haut à gauche de la feuille Excel, saisir les coordonnées : B3:K1140,
• Puis, valider nécessairement cette saisie par la touche Entrée du clavier.

Cette astuce est intéressante. Nous connaissions les bornes de la base de données. En les saisissant dans la zone Nom, nous engageons une sélection intégrale des informations.

• En haut de la fenêtre Excel, cliquer sur l'onglet Données pour activer son ruban,
• Dans la section Trier et filtrer du ruban, cliquer sur le bouton Trier,
• Dans la boîte de dialogue qui suit, cocher la case : Mes données ont des en-têtes,
• Avec la première des trois listes déroulantes, choisir la première colonne : 1-ID,

Ainsi, tout en excluant la ligne de titre du tri, nous définissons l'organisation croissante en faisant référence à la première colonne prioritairement.

• Cliquer sur le bouton Ok pour valider cette organisation,

Nous sommes ainsi de retour sur la feuille. Et comme vous pouvez le voir, les lignes vides semblent avoir toutes disparu. Il n'en est rien bien entendu. Question de tri, elles ont été repoussées à la toute fin de la base de données. Mais l'illusion est parfaite et les informations sont correctement réorganisées pour être traitées dans les meilleures conditions désormais.



Remarque importante : Il est possible que votre base de données ne possède pas de clé primaire auto-incrémentée comme ici. Dans ce cas, le tri peut désorganiser l'information. L'astuce consiste à créer une première colonne sur la base de numéros incrémentés. Il suffit de tirer la poignée jusqu'à la dernière ligne pour les obtenir tous. Dès lors, le tri doit être organisé sur cette rangée. Et en même temps que vous éliminez les lignes vides, vous conservez l'organisation souhaitée.

Malgré cette première correction, les colonnes vides persistent fort naturellement. Le procédé est similaire. Mais la technique est moins connue. Nous profitons du fait que la plage B3:K1140 est toujours sélectionnée pour enchaîner les actions.

• Dans le ruban Données, cliquer de nouveau sur le bouton Trier,
• En haut à droite de la boîte de dialogue de tri, cliquer sur le bouton Options,
• Dans la boîte de dialogue qui suit, cocher la case : De la gauche vers la droite,

Grâce à cette réorganisation alphabétique, les colonnes vides vont être repoussées à la fin du tableau, soit sur la droite.

• Cliquer sur le bouton Ok pour revenir sur la première boîte de dialogue,
• Déployer la première liste déroulante sur la gauche,
• Dans l'énumération, choisir la première proposition, soit Ligne 3,

Ainsi, c'est sur la base des entêtes du tableau que nous souhaitons organiser ce tri. Et à ce titre, vous l'avez sans doute constaté, nous avions judicieusement préfixé nos titres de tableaux avec des numéros. Cette manipulation n'est pas nécessaire mais elle permet de conserver l'organisation.

• Cliquer sur le bouton Ok pour lancer le tri,

De retour sur la feuille, vous constatez que toutes les colonnes proposant un contenu sont effectivement regroupées. Toutes les colonnes vides sont repoussées à la fin de l'énumération. Cette astuce est donc particulièrement intéressante pour éliminer les lignes et colonnes parasites d'un tableau. Maintenant qu'elles sont parfaitement regroupées, il apparaît judicieux de supprimer ces colonnes vides.

• Sélectionner les colonnes G à K en cliquant sur les étiquettes,
• Cliquer avec le bouton droit de la souris sur la sélection,
• Puis, dans le menu contextuel, choisir Supprimer,

Il existe une petite astuce intéressante au sujet de la suppression de lignes et de colonnes. Une fois qu'elles sont sélectionnées, le raccourci clavier CTRL + - (CTRL et la touche moins) produit le même résultat que le menu contextuel. Le raccourci clavier CTRL + + (CTRL et la touche plus) permet quant à lui d'ajouter des lignes et des colonnes selon le contexte de la sélection.

Pour parfaire la présentation du tableau, un dernier petit réglage est nécessaire. La colonne E est trop large par rapport aux départements qu'elle contient. La colonne F est trop étroite pour accueillir les noms des villes. Et c'est encore une astuce qui permet d'optimiser les opérations.

• Sélectionner ensemble l'intégralité des colonnes E et F par les étiquettes en haut de la feuille,
• Puis, double cliquer à l'intersection des deux, soit entre l'étiquette E et l'étiquette F,

Aussitôt, les deux colonnes s'ajustent à leur contenu respectif. Et comme vous pouvez le voir, notre tableau est désormais parfaitement exploitable, maintenant qu'il est purgé de toutes ses lignes et colonnes vides.