Raccourcis clavier d'Excel pour la mise en forme et le calcul

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Les raccourcis clavier Excel
Nous abordons ici les raccourcis clavier Excel ainsi que les raccourcis par le biais de certains boutons ou fonctions qui permettent de gagner du temps et de l'efficacité. Pour réaliser les manipulations nous débutons avec un petit tableau Excel.

• Télécharger le fichier raccourcis-clavier-excel.xlsx en cliquant sur ce lien,
• Ouvrir ce classeur dans Excel,

Il s'agit d'un petit tableau relatant les chiffres d'affaire réalisés par une entreprise, représentés par secteur et par trimestre.

• Supprimer les cellules numériques des totaux, soit les plages C9:F9 et G5:G9,

Nous en profiterons ainsi pour voir ce que proposent les raccourcis clavier en termes de calculs.

Raccourcis clavier pour la saisie
Commençons par un peu de fantaisie.

• Cliquer sur une cellule vide de la feuille pour la sélectionner, par exemple B12,
• Réaliser la combinaison de touche CTRL + ;,
• Valider en enfonçant la touche Entrée du clavier.

Surprise, vous inscrivez automatiquement la date du jour. Cette date est statique. Cela signifie qu'elle n'évoluera avec la calendrier à la prochaine ouverture d'Excel contrairement à ce que fait la fonction =aujourdhui(). En validant avec la touche Entrée, la cellule du dessous, soit B13 s'est activée automatiquement.

• Dans cette cellule B13, réaliser maintenant le raccourci CTRL + :,
• Et valider cette fois avec la combinaison CTRL + Entrée,

Le premier raccourci permet d'inscrire l'heure en cours, statique là aussi. Le second raccourci permet de valider la saisie en conservant la cellule active. Il s'agit d'une technique intéressante quand il s'agit de mettre en forme la cellule dans la foulée. Pas besoin de la resélectionner préalablement.

• Sélectionner maintenant la cellule du titre du tableau, soit B2,

Le texte déborde de la cellule comme l'indique la barre de formule. Nous pourrions choisir de fusionner ce texte sur plusieurs cellules ou bien de l'écrire sur plusieurs lignes. La barre de formule permet de reprendre la saisie d'une cellule mais il existe aussi une autre solution.

• Enfoncer la touche F2 du clavier,

Comme vous le remarquez, vous activez le mode saisie de la cellule. Le point d'insertion est placé à la fin du texte.

• Cliquer juste avant le mot secteur pour y placer le point d'insertion,
• Réaliser la combinaison de touchesALT + Entrée,

Vous passez la suite du texte sur la ligne suivante.

• Valider par CTRL + Entrée,

Vous remarquez qu'Excel comprend et applique plusieurs sauts de lignes de manière à ce que l'intégralité du texte tienne dans la largeur de la cellule. Voyons maintenant comment réaliser des calculs avec les raccourcis clavier d'Excel.

• Sélectionner la première cellule du total, soit la cellule G5,
• Réaliser le raccourci clavier ALT + =,

C'est magique ! Excel vous propose de réaliser une somme sur les valeurs du tableau situées à sa gauche et n'attend plus que votre approbation.

• Valider cette proposition en enfonçant les touches CTRL et Entrée,

Nous obtenons bien la somme. Ce raccourci clavier peut être utilisé de façon encore plus efficace.

• Sélectionner la plage du dessous, C6 à G6,

Nous incluons dans la sélection les valeurs à sommer ainsi que la cellule dans laquelle doit apparaître le résultat de la somme.

• Réaliser le raccourci clavier ALT + =,

La somme s'affiche instantanément. Cette fois, plus d'étape intermédiaire, c'est encore plus rapide.

• Sélectionner maintenant la cellule sous la dernière somme calculée, soit G7,
• Réaliser au clavier le raccourci CTRL + B.

Vous obtenez bien la somme pour la ligne 7. En fait le raccourci clavier CTRL + B permet de répliquer la cellule du dessus. S'il s'agit d'un texte, il est reproduit à l'identique. S'il s'agit d'un calcul, ses références sont adaptées, ici en l'occurrence, la ligne du calcul porte désormais sur la ligne 7.

• Réaliser la somme en cellule G8 avec la technique de votre choix,

Et terminons ces astuces de saisie avec une méthode encore plus rapide et efficace pour réaliser une somme automatique.

• Sélectionner la plage de cellule C5:G9,

La sélection comprend toutes les valeurs à sommer ainsi que les cellules dans lesquelles doivent s'afficher les sommes de ces valeurs en colonne.

• Réaliser la combinaison de touches ALT + =,

Cette fois, vous réalisez une somme automatique instantanée sur plusieurs plages de cellules. Pour terminer ce point sur les raccourcis clavier pour la saisie, nous énumérons les raccourcis usuels CTRL + C, CTRL + X , CTRL + V qui s'utilisent par paires sur une plage de cellule sélectionnée : CTRL + C suivi de CTRL + V à un autre emplacement pour copier et coller, soit dupliquer et CTRL + X suivi de CTRL + V pour couper et coller, soit déplacer une sélection.

Raccourcis clavier pour les sélections

• Sélectionner l'une des cellules du tableau, par exemple D7,
• Réaliser la combinaison de touchesCTRL + A,

Tout le tableau est instantanément sélectionné. Ce raccourci clavier universel permet, par défaut de tout sélectionner. Dans Excel, si l'une des cellules d'un tableau est active, le CTRL + A sélectionne tout le tableau. Pratique pour des mises en forme ou ajustements de cellules à suivre par exemple.

• Cliquer maintenant sur une cellule vide de la feuille, par exemple H13,
• Réaliser de nouveau le raccourci CTRL + A,

Cette fois, toutes les cellules de la feuille sont sélectionnées. A la souris, vous pouvez tout sélectionner en cliquant sur le carré grisé, à l'intersection des étiquettes de lignes et de colonnes en haut à gauche de la feuille.

• Sélectionner maintenant les lignes de titre du tableau, B4:G4,
• Tout en enfonçant la touche CTRL, sélectionner la colonne de titre, B5:B9,

La touche CTRL, comme vous le constatez permet de combiner des sélections pour réaliser des opérations de mise en forme groupées.

• Sélectionner maintenant la première cellule numérique du tableau, C5,
• Tout en enfonçant la touche MAJ du clavier, cliquer sur la dernière cellule numérique, G9,

Vous sélectionnez ainsi toutes les cellules numériques. La touche MAJ, pendant la sélection, permet de sélectionner toutes les cellules contigües situées entre la première et la dernière cellule définies.

Raccourcis clavier pour la mise en forme

• Sélectionner tout le tableau, de B4 à G9, à l'aide de la touche MAJ,
• Réaliser la combinaison de touchesCTRL + L,

Une petite boîte de dialogue apparaît demandant de confirmer les bornes du tableau.

• Valider la proposition d'Excel en enfonçant la touche Entrée,

Tout le tableau est mis en valeur avec un modèle des mises en forme automatiques. Vous notez à ce titre, que le ruban création s'active automatiquement. Il vous permet notamment de choisir un autre modèle. Le raccourci clavier CTRL + L permet donc de réaliser une mise en forme automatique du tableau.

• Sélectionner maintenant toutes les cellules numériques du tableau, de C5 à G9,
• Réaliser le raccourci clavier CTRL + M,

Toutes les cellules sont formatées en Euro. Le raccourci CTRL + M permet donc d'appliquer le format monétaire à une sélection.

• Sélectionner ensuite les titres de la colonne de gauche, B5 à B9,
• Réaliser la combinaison de touchesCTRL + G,

Toutes les cellules sélectionnées passent en gras. De la même façon le CTRL + I permet de formater les cellules en italique et le CTRL + U permet de les souligner.

Les raccourcis clavier pour manipuler les cellules

• Sélectionner l'étiquette de laligne 9,
• Réaliser le raccourci CTRL + +,

Vous insérez une nouvelle ligne au-dessus de la ligne 9 qui était sélectionnée.

• Sélectionner maintenant l'étiquette de colonne G,
• Réaliser de nouveau un CTRL + +,

Vous insérez cette fois une nouvelle colonne avant la colonne qui était sélectionnée. Le raccourci clavier CTRL + + permet donc de réaliser une insertion selon ce qui est présélectionné. Avant de l'utiliser, vous devez montrer ce que vous souhaitez faire. Si par exemple, vous sélectionnez deux colonnes par leurs étiquettes et que vous réalisez un CTRL + +, vous insérez deux nouvelles colonnes avant la sélection, idem pour les lignes.

• Sélectionner la ligne 9, précédemment créée, par son étiquette de ligne,
• Enfoncer les touches CTRL et -.

Le raccourci clavier CTRL + - permet donc à l'inverse, de supprimer ce qui est désigné par la sélection, une ou plusieurs lignes ou encore une ou plusieurs colonnes.

• Sélectionner maintenant les cellules de la nouvelles colonne, G5 à G9,
• Réaliser la combinaison de touchesCTRL + D,

Vous répliquez les cellules situées à gauche de la sélection. Il est à noter que cette technique fonctionne aussi pour des cellules de calcul. Les calculs sont répliqués en décalant les références d'une cellule vers la droite. Le raccourci clavier CTRL + D permet donc de dupliquer les cellules situées à gauche de la sélection. Souvenez du CTRL + B qui permet de répliquer les cellules du dessus. Dernière petite astuce concernant la manipulation des cellules. Un raccourci cette fois avec la souris et non le clavier. Si vous souhaitez homogénéiser la largeur des colonnes d'un tableau de manière à ce qu'elles soient toutes identiques, vous sélectionnez les colonnes par leurs étiquettes. Puis vous glissez depuis l'intersection de l'une d'entre elles.

Lorsque vous relâchez le bouton de la souris, toutes les colonnes prennent la largeur que vous venez de définir. La technique est identique pour homogénéiser la hauteur des lignes en les présélectionnant par les étiquettes.

Les raccourcis particuliers
La dernière action que vous devez avoir réalisé à ce stade, est la réplication des cellules en colonne G.

• Sélectionner la plage de cellule I4:I9,
• Enfoncer la touche F4,

Vous répliquez les cellules de la colonne H en adaptant les références pour les calculs. La touche F4 n'est pas un doublon. Sa fonction n'est pas de dupliquer mais de répéter la dernière action. Ainsi si vous venez de mettre en gras, F4 met en gras la nouvelle cellule. Si vous venez d'insérer une colonne et qu'une étiquette est toujours sélectionnée, F4 insère une nouvelle colonne.

• Réaliser maintenant un CTRL + Z,

Vous annulez la dernière action engendrée par la touche F4. Le raccourci clavier CTRL + Z permet d'annuler en cascade les dernières actions si vous l'exécuter plusieurs fois de suite.