Organiser et hiérarchiser un document en mode plan

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Hiérarchiser et structurer un document Word

Le mode plan de Word est un mode d'affichage offrant une vue synthétisée appréciable notamment pour les documents longs. Il facilite particulièrement la navigation au travers des paragraphes remarquables comme les titres et les sous-titres. Mais il est surtout destiné à organiser, structurer et homogénéiser l'ensemble de la mise en page de l'ouvrage.



Les styles de mise en forme
L'exploitation du mode plan ne peut se faire sans l'utilisation des styles de mise en forme. Ces styles permettent de définir une bonne fois pour toutes, des réglages d'entreprise pour ces paragraphes remarquables. Une fois définis, ils se proposent naturellement sous forme de miniatures, dans la section Styles du ruban Accueil. Un simple clic permet de répliquer les préférences plutôt que de devoir à chaque fois, redéfinir toutes les étapes permettant d'attribuer les couleurs, les tailles et autres spécificités à appliquer.

Pour démontrer l'efficacité de l'exploitation conjointe du mode plan et des styles de mises en forme, nous proposons de fusionner deux documents Word proposés dans les sources. Il s'agit de deux extraits de formations sur les graphiques Excel. Nous leurs appliquerons des styles afin d'homogénéiser la mise en page, de ficeler leur structure et de faciliter la navigation par le mode plan.

Dans un premier temps donc, nous proposons de créer ces styles. Nous avons besoin d'attributs remarquables pour faire ressortir d'une part les titres et d'autre part, les sous-titres. Pour que ces styles puissent être exploités dans toutes les utilisations futures, ils doivent être enregistrés dans un modèle de document.

• Démarrer Word et choisir un nouveau document vierge depuis l'écran de démarrage,
• Saisir le texte : Texte pour titre, dans le premier paragraphe du document,
• Enfoncer la touche Entrée pour créer un nouveau paragraphe,
• Saisir le texte : Texte pour sous titre dans ce second paragraphe,
• Cliquer sur le bouton Afficher tout du ruban Accueil pour afficher les caractères masqués,

Ces deux paragraphes serviront à l'élaboration des styles. Nous les supprimerons avant d'enregistrer le modèle. Ainsi nous ne conserverons que les préférences des styles de mise en forme qui pourront être récupérés à chaque nouvelle conception.

Des titres et sous titres doivent ressortir de façon spécifique par rapport au reste du document, en mettant en évidence le principe de hiérarchisation. Le titre étant plus important que le sous-titre, il doit être plus gros.

Les styles Titre1, Titre2, Titre3 etc... que propose Word par défaut, offrent cette hiérarchie dans l'ordre où ils sont énoncés (Niveau1, Niveau2, Niveau3 etc...). Même si l'on peut créer des styles personnalisés avec les mêmes niveaux, les styles par défaut ne peuvent pas être supprimés. Et ils prendront toujours le pas lors de la hiérarchisation par le mode plan. Mais il est possible de les modifier et ainsi de répliquer cette hiérarchie avec des attributs personnalisés.

• Cliquer avec le bouton droit de la souris sur le visuel du style Titre1, dans la section Styles du ruban Accueil,
• Dans le menu contextuel, choisir Modifier,
• Dans la section Mise en forme de la boîte de dialogue, attribuer un style gras ainsi qu'une couleur violette,
• Cliquer sur le bouton Format en bas à gauche et choisir Paragraphe dans la liste,
• Dans la nouvelle boîte de dialogue, définir un espace avant et après de 12pt,
• Puis, cliquer sur Ok pour revenir sur la première boîte de dialogue,

Comme l'illustre la capture ci-dessus, la section inférieure de la boîte de dialogue résume tous les attributs qui définissent désormais ce style de Niveau 1, avec les modifications apportées aux espacements et aux attributs de police. Nous conservons cochée la case Uniquement dans ce document, pour retrouver les attributs par défaut des styles hiérarchiques pour les prochains documents.

• Cliquer sur Ok pour valider les modifications apportées au style Titre 1,
• Cliquer dans la marge gauche en regard du premier texte pour sélectionner tout le paragraphe,
• Puis, cliquer sur la miniature du style Titre 1 dans le ruban Accueil,

Tous les attributs du style sont ainsi répliqués sur le paragraphe sélectionné. Vous constatez que l'espace naturel entre le titre et le sous-titre s'est agrandi. Il s'agit bien entendu de la méthode à employer pour aérer globalement la présentation d'un document Word.

• Cliquer n'importe où dans le document pour désélectionner le titre,
• Cliquer avec le bouton droit de la souris sur le style Titre2 de la section Styles,
• Dans le menu contextuel, choisir Modifier,
• Dans la section Mise en forme de la boîte de dialogue, définir un style gras ainsi qu'une couleur violette,
• Puis, cliquer sur le bouton Format en bas à gauche et choisir Paragraphe dans la liste,
• Définir un espace avant et après sur 6pt, puis valider par Ok,

Comme précédemment, les attributs définis ainsi que ceux qui existaient déjà sont résumés dans la section inférieure de la boîte de dialogue du style. La taille de police est logiquement inférieure à celle du style de niveau 1 pour reproduire visuelle la hiérarchie. Une fois encore, nous conservons cochée la case Uniquement dans ce document pour que ces modifications sur les styles par défaut restent isolées.

• Valider ces réglages en cliquant sur le bouton Ok,
• Sélectionner le deuxième paragraphe du document en cliquant dans sa marge gauche,
• Puis cliquer sur la miniature du style Titre 2 pour lui appliquer les attributs,

Les attributs sont parfaitement répliqués. L'espace naturel est parfaitement appliqué entre chacun d'eux. Les deux paragraphes sont désormais reconnus comme hiérarchisés par Word. Les deux styles apparaissent explicitement dans les visuels des styles de mise en forme. Afin que nous puissions les réexploiter pour chaque nouveau travail, il est temps de créer un modèle de document.

• Réaliser le raccourci CTRL + A pour sélectionner tous les paragraphes,
• Cliquer sur le bouton Effacer toute la mise en forme du ruban Accueil (Gomme),
• Enfoncer la touche Suppr du clavier,
• Cliquer sur l'onglet Fichier en haut à gauche de la fenêtre Word,
• Dans la liste, choisir Enregistrer sous et cliquer sur Parcourir,
• Dans la section Type, en bas de la boîte de dialogue, choisir Modèle Word,

Vous notez que Word change l'adresse de destination afin de réaliser la sauvegarde à l'emplacement centralisé de tous ses modèles.

• Nommer le fichier modele-plan.dotx et cliquer sur Ok pour valider,

Maintenant que le modèle existe, nous devons l'exploiter en tant que tel afin de récupérer toutes ses préférences sans risquer d'endommager la source. Pour ce faire :

• Cliquer sur Fichier puis sur Fermer ou réaliser le raccourci CTRL + W,
• Cliquer de nouveau sur l'onglet Fichier puis choisir Nouveau dans la liste,
• Cliquer sur le lien Personnel de la section des modèles,
• Dans la liste, cliquer sur la vignette du modèle précédemment créé pour l'ouvrir,

Nous récupérons bien un document vierge mais, comme l'indique les miniatures de la section Styles, les styles de mise en forme ont bien été conservés, avec leurs attributs personnalisés. Il ne reste plus qu'à les exploiter conjointement avec le mode plan de Word pour structurer et organiser notre ouvrage. La barre de titre du document, en haut de la fenêtre affiche le nom par défaut : Document1. Cela signifie que toutes les préférences ont bien été récupérées sur la base du modèle mais détachées du modèle qui ainsi, ne risque pas d'être endommagé.

Hiérarchiser et structurer un document Word
L'exploitation du mode plan de Word est justifiée lorsque le document devient volumineux notamment. Ce mode synthétise et résume la vue, facilite la navigation mais aussi les actions de hiérarchisation. Pour la mise en application, nous proposons de récupérer deux documents source.

• Enregistrer le document en cours sous le nom rapport-excel, dans le dossier de votre choix,
• Télécharger les fichiers mode-plan-1.docx et mode-plan-2.docx en cliquant sur leur lien respectif,
• Dans le document Word rapport-excel, cliquer sur l'onglet Insérer pour activer son ruban,
• Dans la section Texte, cliquer sur la flèche du bouton Objet,
• Sélectionner le fichier téléchargé mode-plan-1.docx et cliquer sur Insérer,

Nous récupérons un extrait d'un support de formation sur l'exploitation des graphiques dans Excel. Des titres et sous-titres possèdent déjà des attributs de mise en forme mais complètement déliés des styles. C'est ce que nous proposons de constater :

• Cliquer dans la marge gauche en regard du premier titre pour sélectionner son paragraphe,

Comme vous le constatez en consultant les miniatures des styles de mise en forme, ce titre est mis en valeur indépendamment des styles. Il ressort certes dans la présentation, mais pour Word, il ne possède aucun niveau hiérarchique.

• Cliquer sur l'onglet Affichage en haut de la fenêtre Word pour activer son ruban,
• Dans la section Vues, à gauche du ruban, cliquer sur le bouton Plan,

Nous basculons ainsi dans une vue synthétisée destinée à simplifier la navigation et les modifications de structure. Vous notez que les images sont masquées, toujours pour simplifier la vue.

• Dérouler la liste Afficher le niveau du ruban Mode plan qui est ainsi apparu,
• Dans les choix proposés, choisir Niveau 1,

Comme vous le remarquez, tous les paragraphes disparaissent. Toujours dans un esprit de simplification, cette liste propose de filtrer le document selon les niveaux hiérarchiques. Mais comme nous l'avons constaté précédemment, aucun paragraphe n'est lié à un style de mise en forme.

• Dans la liste Afficher le niveau, sélectionner cette fois l'option Tous les niveaux,

Tous les paragraphes sans distinction hiérarchique sont de nouveau affichés. Nous venons de supprimer le filtre en cours.

• Cliquer dans la marge du titre (Représentations graphiques...) pour sélectionner tout son paragraphe,
• Tout à fait à gauche du ruban Mode Plan, cliquer sur la double flèche Promouvoir au Titre 1,

Le paragraphe récupère tous les attributs définis par le style Titre 1 que nous avons paramétré précédemment. Vous notez l'apparition d'un symbole + en regard du titre désormais reconnu dans un niveau hiérarchique supérieur. Si vous double cliquez dessus, vous repliez l'affichage de tous les paragraphes subordonnés, soit de niveaux hiérarchiques inférieurs et donc dépendants. Nous aurions aussi pu choisir de n'afficher que les paragraphes de niveau 1 grâce à la liste déroulante Afficher le niveau du ruban Mode plan. Si vous double cliquez de nouveau sur le symbole +, vous déployez cette fois l'affichage de manière à récupérer le niveau de détail des paragraphes subordonnés au titre. Il s'agit donc d'une bonne méthode pour simplifier la vue, naviguer facilement au travers des paragraphes remarquables (Titres, sous titres), afin de les répertorier et de les modifier.

• Plus bas dans le document, cliquer dans la marge du sous titre (Création d'un graphique Excel),
• Cliquer sur la simple flèche Promouvoir à gauche dans le ruban Mode Plan,
• Puis, cliquer sur la simple flèche Abaisser à droite de la liste des niveaux,

En effet, la première action a attribué le niveau hiérarchique le plus élevé au paragraphe. Comme il s'agit d'un sous-titre, nous avons dû l'abaisser. Vous remarquez qu'il est désormais répertorié comme un paragraphe de niveau 2, en consultant la liste des niveaux du ruban Mode Plan. Et le style défini sur ce niveau hiérarchique n'est autre que le style Titre 2. Dans l'affichage du Mode Plan, vous notez l'apparition d'une indentation, soit d'un retrait matérialisant la dépendance selon les niveaux. Le niveau 2 est décalé sur la droite par rapport au niveau 1. Et tous les paragraphes du corps de texte sont eux même décalés à droite par rapport aux paragraphes de niveau 2. Nous aurions pu directement exploiter la liste déroulante des niveaux pour modifier la hiérarchie.

• Cliquer dans la marge du sous-titre suivant (Représentation graphique des variations),
• Dérouler la liste des niveaux à gauche du ruban Mode Plan,
• Dans les choix proposés, choisir Niveau 2,

Comme vous le constatez, le paragraphe récupère les attributs du précédent, soit du style Titre 2, ainsi que la même indentation que celle des paragraphes du même niveau. Non seulement nous structurons facilement notre document mais surtout, nous l'homogénéisons dans sa présentation en répliquant des attributs strictement identiques selon le niveau, grâce aux styles de mise en forme. De même, vous notez là aussi la présence des symboles + permettant de replier facilement l'affichage des informations directement liées aux paragraphes de ce niveau hiérarchique inférieur.

• De la même façon, appliquer le niveau 2 au dernier sous-titre (Répartition des données...),
• Dans la liste Afficher le niveau du ruban, choisir Niveau 2,

Nous synthétisons ainsi considérablement la vue du document. Seuls les paragraphes ayant un niveau hiérarchique supérieur ou égal au niveau 2 apparaissent.

• Enregistrer les modifications (CTRL + S) et cliquer sur le bouton Fermer le mode plan du ruban,

De retour en Mode Page, nous retrouvons l'affichage des images. Les paragraphes de titre ressortent explicitement. Comme l'illustre la capture ci-dessus, le premier titre est régi par le style Titre 1 du modèle, que nous avons appliqué depuis le Mode Plan. De la même façon, les sous-titres sont affectés au style Titre 2. Vous remarquez que les indentations ont disparu. Elles servent uniquement dans le mode plan, pour mettre en évidence les différentes hiérarchies et leurs dépendances. Seuls les attributs définis par les styles sont répliqués dans cette affichage proche de la sortie papier.

Notre document possède une seconde partie, issue d'une source externe, précédemment téléchargée. L'affichage Mode plan de Word propose d'insérer des documents externes afin de les consolider au document Maître.

• Cliquer sur l'onglet Affichage en haut de la fenêtre Word pour activer son ruban,
• Dans la section Vues du ruban, cliquer sur le bouton Plan,
• Réaliser le raccourci CTRL + Fin pour placer le point d'insertion à la toute fin du document,
• Dans la section Document Maître du ruban, cliquer sur le bouton Afficher le document,
• Cliquer alors sur le bouton Insérer, situé sur sa droite,
• Sélectionner le second fichier téléchargé mode-plan-2.docx et cliquer sur Ouvrir,
• Au message d'alerte, cliquer sur le bouton Ok pour l'ignorer,

Word nous informe que ce document externe est conçu sur un modèle différent de celui du document Maître. Le mode Plan va nous permettre de finaliser et d'homogénéiser la structure ainsi que la hiérarchie globale. Quoiqu'il en soit, la suite de l'ouvrage est bien intégrée à partir de l'emplacement défini par le point d'insertion.

• Dans le ruban Mode Plan, cliquer sur le bouton Réduire les sous-documents,

Le nouveau document apparaît dès lors sous forme d'un lien. Il s'agit d'une bonne façon, une fois encore, de simplifier la vue et de faciliter la navigation. Mais cette fonctionnalité offre aussi l'avantage de conserver la trace de la construction du document principal sur des sources externes. Si vous fermez le mode plan pour revenir en mode page, vous constatez que la source externe est toujours inscrite sous forme d'un lien externe. C'est donc le mode plan qui régit cette règle d'affichage.



Comme l'illustre la capture ci-dessus, vous notez que Word insère naturellement des sauts de section entre les deux sources, afin de structurer la mise en page. Le saut de section (page suivante) impose naturellement au document inséré, de débuter à partir d'une nouvelle page. Mais comme il s'agit d'un saut de section, il permet aussi de réaliser des réglages de page différents d'une section à une autre.

• Dans le ruban Mode Plan, cliquer cette fois sur le bouton Développer les sous-documents,
• Sélectionner tout le paragraphe du titre du nouveau document (Combiner des données...),
• Sur la gauche du ruban Mode Plan, cliquer sur la double flèche Promouvoir au Titre 1,
• Sélectionner ensuite le paragraphe du sous-titre (Objectifs sur chiffres d'affaires...),
• Dans la liste des niveaux hiérarchiques du ruban, lui affecter le Niveau 2,
• Réitérer cette opération pour l'autre sous-titre (Combiner les données...),

Comme précédemment, les indentations et attributs des styles entrent en jeu de manière à structurer et hiérarchiser le document Word. L'action de départ qui consiste à promouvoir un paragraphe au rang de titre de niveau 1 donne le ton pour les dépendances à suivre, en l'occurrence l'affectation des sous-titres au niveau 2, qui leur affecte naturellement le style dédié, soit le style Titre 2 du modèle Word.

Une fois encore, cette affichage Mode Plan permet de naviguer facilement et rapidement au travers des paragraphes remarquables à hiérarchiser. Un petit défaut doit être corrigé. Il existe deux sauts de section (page suivante) consécutifs entre les deux documents, si bien qu'ils sont séparés d'une page vierge.

• Placer le point d'insertion sur le saut de section inférieur, à la séparation des documents,
• Enfoncer la touche Suppr pour le faire disparaître,
• Si nécessaire, réitérer l'opération pour supprimer le paragraphe vide situé entre les deux sauts de section,
• Enregistrer les modifications (CTRL + S),
• Dans le ruban Mode Plan, choisir Niveau 2 dans la liste Afficher les niveaux,

Vous obtenez ainsi une vue synthétique du document avec son plan résumant parfaitement les thèmes abordés et permettant une lecture rapide des informations essentielles.

Comme toujours, les symboles + associés à chacun des niveaux, permettent de déployer spécifiquement et indépendamment, les paragraphes des rubriques dépendantes.



Si vous fermez le mode plan pour retourner dans l'affichage normal du document, vous constatez qu'il est parfaitement structuré. Les deux sources ont parfaitement été assemblées dans la continuité. Tous les titres et sous-titres ont été hiérarchisés et homogénéisés. Dès lors, il est possible de bâtir un sommaire automatique sur la reconnaissance des styles de mise en forme.

Vous l'avez compris, le mode plan est précieux pour organiser rapidement un document volumineux et définir la hiérarchie des rubriques qui le composent. Pour des mises en valeur spécifiques, il est important de d'abord définir les styles de mise en forme. C'est ce que nous avons fait en les attachant à un modèle de document.