Maximum et Minimum en couleurs au clic sur un bouton

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Max et Min au clic

Faire ressortir en couleurs les valeurs seuils d'un tableau, au clic sur un bouton, est l'objectif de cette nouvelle astuce Excel.

Classeur Excel à télécharger
Pour la démonstration de la technique, nous proposons d'appuyer les travaux sur un classeur offrant des données à démarquer.

• Télécharger le classeur macro-max-min.xlsx en cliquant sur ce lien,
• Double cliquer sur le fichier réceptionné pour l'ouvrir dans Excel,
• Puis, cliquer sur le bouton Activer la modification du bandeau de sécurité,

Nous découvrons un classeur composé de deux feuilles : Ventes1 et Ventes2. Chacune abrite un tableau similaire relatant les ventes réalisées par des commerciaux lors des cinq premiers mois de l'année. En revanche, leurs données ne sont pas les mêmes.



Macro-couleur Max et Min
Pour faire ressortir en couleur le plus grand et le plus petit dans un tableau de données, il suffit de bâtir deux triviales règles de mise en forme conditionnelle. Pour que ces couleurs se déclenchent automatiquement au clic sur un bouton, donc sans avoir à rebâtir ces règles à chaque occasion, nous devons créer une macro Excel enregistrant la création de ces règles. Et pour que ce bouton puisse déclencher ces couleurs sur n'importe quel tableau de n'importe quel classeur, nous devons enregistrer ces macros dans le modèle Excel.

• En bas de la fenêtre Excel, cliquer sur l'onglet Ventes2 pour activer sa feuille,
• Sélectionner toutes les données numériques du tableau, soit la plage de cellules C4:G11,

Il est très important que la plage soit présélectionnée avant de débuter l'enregistrement. C'est ainsi que la macro pourra agir sur n'importe quelle sélection, donc n'importe quel tableau. En effet, si nous réalisions la sélection durant la phase d'enregistrement de la macro, celle-ci la retiendrait et n'agirait que sur cette dernière.

• En haut de la fenêtre Excel, cliquer sur l'onglet Développeur pour activer son ruban,

S'il n'est pas disponible sur votre interface, il est préférable de l'activer. Pour cela, vous devez tout d'abord réaliser un clic droit n'importe où sur le ruban actif. Ensuite, dans le menu contextuel, vous devez cliquer sur la commande Personnaliser le ruban. Dans la liste de droite de la boîte de dialogue qui suit, vous devez cocher la case Développeur et valider par le bouton Ok.

• Tout à fait à gauche du ruban Développeur, cliquer sur le bouton Enregistrer une macro,
• Dans la boîte de dialogue qui suit, la nommer MinMax,
• Avec la liste déroulante du dessous, choisir le classeur de macros personnelles,

Il s'agit du modèle Excel. La macro sera ainsi disponible pour tout classeur et pour toute utilisation à venir.

• Cliquer sur le bouton Ok pour démarrer l'enregistrement,
• Cliquer ensuite sur l'onglet Accueil pour activer son ruban,
• Dans la section Styles de ce ruban, cliquer sur le bouton Mise en forme conditionnelle,
• Dans les propositions, pointer sur la rubrique Règles des valeurs de plage haute/basse,
• Dans le sous-menu, choisir l'option 10 valeurs les plus élevées,

C'est simplement une suggestion d'Excel bien sûr. Nous souhaitons faire surgir la plus grande de ces données. Rien n'est encore scellé. Et même si cette règle propose des pré-configurations, nous allons pouvoir les ajuster.

• Dans la boîte de dialogue qui apparaît, remplacer le nombre 10 par le chiffre 1,

Vous voyez aussitôt les neuf autres surlignements disparaître pour ne mettre en valeur que la donnée la plus grande, dans des attributs de mise en forme prédéfinis qui ne nous conviennent pas forcément.

• Avec la liste déroulante, choisir de créer un format personnalisé,

Nous allons ainsi pouvoir définir les attributs de mise en forme à notre guise.

• Dans la boîte de dialogue, activer l'onglet Police s'il n'est pas actif,
• Avec la seconde liste déroulante, choisir un vert clair pour le texte ainsi qu'un style gras,

Ce sont des suggestions. Le vert est une symbolique positive pour le meilleur résultat. De plus, cette couleur ressort efficacement sur un fond noir.

• Valider ces attributs avec le bouton Ok,

Nous sommes ainsi de retour sur la première boîte de dialogue. La donnée la plus grande ressort du lot de façon subtile selon les réglages que nous venons de paramétrer.

• Cliquer de nouveau sur le bouton Ok pour valider la création de cette règle,

La sélection est toujours active. Nous allons en profiter pour créer la seconde règle. Inversement à la première, elle doit mettre en évidence le chiffre le plus petit.

• Dans la section Styles du ruban Accueil, cliquer sur le bouton Mise en forme conditionnelle,
• Dans les propositions, pointer sur la rubrique Règles des valeurs de plage haute/basse,
• Dans le sous-menu, cliquer sur l'option 10 valeurs les moins élevées,
• Remplacer le nombre 10 par le chiffre 1,
• Avec la liste déroulante, choisir de créer un format personnalisé,
• Dans la boîte de dialogue, choisir un orange vif et clair pour le texte et un style gras,
• Valider ces préférences en cliquant sur le bouton Ok,
• De retour sur la première boîte de dialogue, valider cette seconde règle avec le bouton Ok,

Notre macro est terminée. Nous devons impérativement stopper l'enregistrement pour qu'elle ne continue pas d'emmagasiner des informations.

• En haut de la fenêtre Excel, cliquer sur l'onglet Développeur pour activer son ruban,
• Tout à fait à gauche du ruban, cliquer sur le bouton Arrêter l'enregistrement,

Bouton Max Min
La macro existe désormais certes, mais elle n'est pas encore matérialisée. L'objectif est que ces paramétrages se déclenchent maintenant sur n'importe quelle sélection pour repérer les valeurs seuils et ce, au simple clic sur un bouton placé dans un ruban personnalisé. Pour information, c'est un code VBA Excel qui a été généré pour interpréter ces réglages de mise en forme conditionnelle.

• Cliquer droit n'importe où sur le ruban actif, en haut de la fenêtre Excel,
• Dans le menu contextuel, choisir la commande Personnaliser le ruban,

Il conviendrait de créer un nouveau ruban à nommer Actions en cliquant sur le bouton Nouvel onglet dans la boîte de dialogue qui apparaît.

Quant à nous, nous allons l'utiliser car nous l'avions créé à l'occasion d'une précédente formation.

• Déployer l'affichage de ce ruban, puis déployer l'affichage de l'un de ses groupes,
• Au-dessus de la première liste, déployer la zone déroulante,
• Dans les propositions, choisir la catégorie Macros,
• Dans la liste du dessous, sélectionner la macro MinMAx,
• Puis, cliquer sur le bouton Ajouter au centre de la boîte de dialogue,

Elle apparaît ainsi dans le groupe de l'onglet sélectionné.

• En bas à droite de la boîte de dialogue, cliquer sur le bouton Renommer,
• Dans la zone de saisie, taper l'intitulé Min&Max Couleurs,
• Dans la liste du dessus, cliquer sur une icône représentative pour le rappel visuel,

Cette apparence nous permettra de l'identifier plus rapidement pour l'utiliser plus facilement.

• Cliquer sur le bouton Ok pour revenir sur la première boîte de dialogue,
• Puis, cliquer de nouveau sur Ok pour valider la création du bouton de macro,
• En bas de la fenêtre Excel, cliquer sur l'onglet Ventes1 pour activer la première feuille,
• Sélectionner toutes les données numériques du tableau, soit la plage de cellules C4:G11,
• Dans le ruban Actions, cliquer sur le bouton Min&Max Couleurs,

Aussitôt et comme vous pouvez l'apprécier, les deux valeurs seuils surgissent. La vente la plus faible est automatiquement repérée en rouge tandis que la plus forte ressort du lot en vert. Et pour cela, il a suffi d'un clic sur un bouton de macro.



Cette astuce ainsi solutionnée constitue donc un excellent moyen de résumer rapidement des tableaux de valeurs dans Excel.