Trier une partie des données par formule Excel

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Trier un tableau selon critères

Nous allons voir ici comment extraire et trier seulement une partie des données d'un tableau répondant favorablement à deux critères. De plus et pour la mise en pratique des acquis, nous allons pousser le curseur pour que ce tri sélectif s'organise prioritairement sur deux colonnes de ce tableau.



Sur l'exemple illustré par la capture, nous émettons deux critères dans les cases bleues, respectivement sur la colonne des scores et sur celle des essais. Après extraction, nous obtenons bien un tableau trié mais beaucoup plus petit que d'habitude. Seules subsistent les informations qui recoupent ces deux conditions.

Classeur Excel à télécharger
Un classeur Excel abritant ce tableau à filtrer et à trier, nous attend.

• Télécharger le classeur tris-selon-criteres.xlsx en cliquant sur ce lien,
• Double cliquer sur le fichier réceptionné pour l'ouvrir dans Excel,
• Puis, cliquer sur le bouton Activer la modification du bandeau de sécurité,

Nous découvrons le tableau à trier avec la grille d'extraction sur sa droite ainsi que les deux cases pour émettre les critères, respectivement en cellules N4 et N7. Si vous déployez la zone Nom, en haut à gauche de la feuille Excel, vous remarquez que des intitulés ont été attribués à certaines plages. Le tableau à trier est reconnu sous l'intitulé tab. Les deux colonnes sur lesquelles nous devons faire porter les critères, se nomment respectivement scores et essais.

Initier le tri filtrant
Pour réorganiser les données, nous le savons, nous avons besoin de la fonction Trier. Mais pour que seules les informations répondant aux critères soient triées, nous devons lui imbriquer la fonction Filtre.

• Cliquer sur la première case de la grille d'extraction pour sélectionner la cellule H4,
• Taper le symbole égal (=) pour débuter la construction de la formule,
• Inscrire la fonction de tri, suivie d'une parenthèse, soit : Trier(,
• Inscrire le nom de la fonction filtrante, suivi d'une parenthèse, soit : Filtre(,

C'est grâce à elle que nous allons pouvoir désigner seulement une partie des données qu'il sera question de trier.

• Désigner le tableau à trier par son nom, soit : tab,
• Puis, taper un point-virgule (;) pour passer dans l'argument du critère,

Restreindre les données
Pour bien comprendre l'impact du filtre sur le tri, nous proposons d'agir en deux temps. Dans un premier temps, nous suggérons de conserver les données répondant à la première condition, soit celles dont le score est au moins égal à la valeur mentionnée par l'utilisateur en cellule N4.

• Ouvrir une parenthèse pour accueillir la matrice conditionnelle,
• Désigner la colonne des scores par son nom, soit : scores,
• Puis, construire le critère suivant : >=N4,
• Dès lors, fermer la parenthèse de la matrice conditionnelle,
• Fermer ensuite la parenthèse de la fonction Filtre,

Nous sommes ainsi de retour dans les bornes de la fonction Trier.

• Taper un point-virgule (;) pour passer dans l'argument de la clé de tri,

Les clés de tri
Nous souhaitons trier les données de façon décroissante sur les scores. Il s'agit de la colonne numéro 3 dans ce tableau. Mais en cas d'égalité de scores, nous souhaitons ajouter un tri croissant sur les essais. Il s'agit de la colonne numéro 5 dans ce tableau. En d'autres termes, il ne s'agit pas que d'un seul index de tri mais de deux. L'astuce du volet précédent nous avait appris à faire raisonner la fonction Trier sur plusieurs clés. Pour cela, nous lui avions passé une matrice horizontale représentant les numéros de colonne pour ces index.

• A la suite de la syntaxe, construire la matrice horizontale suivante : {3.5},

C'est un point qui doit être utilisé pour séparer les numéros. Et c'est ainsi que nous désignons la colonne numéro 3 suivie de la colonne numéro 5, soit celle des scores puis celle des essais.

• Taper un point-virgule (;) pour passer dans l'argument de l'ordre de tri,

Les ordres de tri
Comme nous avons engagé deux colonnes de tri, nous devons définir deux ordres de tri : -1 pour décroissant et 1 pour croissant. Le principe est le même. Nous devons construire une matrice horizontale de ces valeurs.

• A la suite de la syntaxe, construire la matrice horizontale suivante : {-1.1},
• Fermer la parenthèse de la fonction Trier et valider la formule par la touche Entrée,

Nous obtenons une vue restreinte des données initiales en cohérence avec le critère posé sur la colonne des scores. Les informations filtrées sont bien triées dans l'ordre décroissant sur la plage de ces scores. Et bien entendu, si vous changez la valeur en cellule N4, vous remarquez que le tri filtrant s'actualise aussitôt et en parfaite cohérence.



Recouper les critères
En revanche et cela ne vous a pas échappé, le second souhait sur le plafond du nombre d'essais, n'est pas encore honoré. En effet, c'est volontairement que nous n'avons pas recoupé cette condition à ce stade. Sur l'exemple illustré par la capture, certains candidats ont réalisé plus de tentatives (6) que nous ne souhaiterions l'autoriser. Dans un raisonnement matriciel, nous avons appris à recouper ou à croiser des critères. C'est le symbole de l'étoile ou astérisque (*) que nous devons employer.

• Cliquer sur la première cellule de l'extraction, soit la case H4,
• Dans la barre de formule, cliquer après la parenthèse fermante de la matrice conditionnelle,
• Taper le symbole de l'astérisque (*),
• Puis, construire la matrice conditionnelle suivante : (essais<=N7),
• Enfin, valider de nouveau la formule matricielle par la touche Entrée du clavier,

Cette fois, notre tri filtrant répond favorablement aux deux contraintes émises. Et bien entendu, dès que vous changez l'une ou l'autre valeur, il ajuste son extraction automatiquement.