Extractions multiples sur une unique recherche avec Excel

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Extractions multiples avec une seule RechercheV

Cette nouvelle astuce Excel montre comment réaliser de nombreuses extractions dynamiques en lignes et en colonnes avec une seule formule exploitant la fonction rechercheV.

Classeur source
Pour la mise en place de la démonstration, nous proposons de travailler à partir d'une source de données assez dense.

• Télécharger le classeur extractions-multiples.xlsx en cliquant sur ce lien,
• Double cliquer sur le fichier résultant pour l'ouvrir dans Excel,
• Puis, cliquer sur le bouton Activer la modification du bandeau de sécurité,

Comme vous le constatez, ce classeur est composé de deux feuilles. La seconde est nommée Bdd. Elle héberge un riche tableau. Sur plus de 150 lignes, il relate les quantités vendues par article et par mois.



Pour simplifier la construction de la formule, ce tableau porte un nom. Vous pouvez le constater en déployant la zone Nom en haut à gauche de la feuille Excel. Si vous cliquez sur le nom Archives, c'est l'intégralité du tableau qui est sélectionné.

La première feuille est nommée Extractions. Elle héberge un tableau possédant la même structure, mais il est moins long. Il est composé de moins de 30 lignes. Il propose de réaliser l'extraction de ces quantités pour tous les mois de l'année mais seulement pour certains de ces articles. La recherche doit donc s'exercer par rapport à la référence. Et c'est une unique formule, construite à partir de la première référence et du premier mois qui doit être propagée en colonne pour tous les mois et en ligne, pour tous les articles demandés.

RechercheV multiple
Pour réaliser une extraction multiple aussi bien en ligne qu'en colonne à l'aide de la fonction RechercheV, nous devons exploiter une astuce intéressante pour dynamiser son troisième argument. Celui-ci permet de désigner relativement la colonne d'extraction par rapport à l'élément recherché dans le tableau. Il s'agit d'une donnée numérique correspondant au numéro de colonne pour le mois. Et nous allons voir comment faire progresser sa valeur en même temps que la formule est répliquée.

• Sur la première feuille, sélectionner le premier résultat à extraire en cliquant sur la cellule C6,
• Taper le symbole égal (=) pour initier la syntaxe de la formule,
• Inscrire la fonction d'extraction suivie d'une parenthèse, soit : RechercheV(,
• Désigner la première référence cherchée par ses coordonnées, soit : B6,

En effet, en raison de l'alignement, la formule déborde sur sa cellule, ce qui nous empêche de la cliquer.

• Enfoncer trois fois de suite la touche F4 de clavier, ce qui donne : $B6,

En effet, toutes les références à chercher se situent en colonne B. Cette référence ne doit donc pas bouger en colonne lorsque nous répliquerons la formule sur la droite pour les autres mois. Par contre, lorsque nous répliquerons la formule vers le bas pour les autres articles, ce sont bien les autres références qui devront être considérées pour la recherche. C'est la raison pour laquelle nous la libérons en ligne, en atteste l'absence du dollar devant son indice 6.

• Taper un point-virgule (;) pour passer dans l'argument du tableau de recherche,
• Le désigner par son nom, soit : Archives,
• Taper un point-virgule (;) pour passer dans l'argument du numéro de colonne à extraire,

C'est là précisément que l'astuce doit intervenir. Nous ne pouvons pas inscrire le chiffre 2. Cette information est statique et l'extraction ne fonctionnerait que sur la deuxième colonne de la source de données, soit pour le mois de Janvier. Nous devons faire varier cet indice au gré de la réplication de la formule sur la droite pour que tous les mois soient considérés. Et pour cela, nous proposons d'exploiter la fonction Excel Colonne en lui passant tout d'abord une cellule de la colonne B. Ainsi, elle renverra bien le chiffre 2 pour la deuxième colonne. Mais au fil de la réplication, cet indice progressera en même temps que la position de la formule.

• Inscrire la fonction pour l'indice de colonne, suivie d'une parenthèse, soit : Colonne(,
• Désigner une cellule de la deuxième colonne de la feuille en cliquant par exemple sur B2,
• Puis, fermer la parenthèse de la fonction Colonne,
• Taper un point-virgule suivi du booléen Faux, soit : ;Faux, pour une recherche exacte,
• Fermer la parenthèse de la fonction RechercheV,
• Puis, valider la formule avec le raccourci clavier CTRL + Entrée,

Comme vous le savez, cette astuce permet de conserver active la cellule du résultat. Et c'est très productif dans la mesure où nous souhaitons reproduire sa formule aussi bien en colonnes qu'en lignes. Et si vous consultez la valeur correspondante dans la seconde feuille, il s'agit bien de la quantité vendue pour le premier article et pour le mois de Janvier. A ce stade donc, une chose est sûre, l'extraction est conforme.

• Cliquer et glisser la poignée de la cellule du résultat jusqu'en colonne N pour Décembre,
• Puis, double cliquer sur la poignée de la sélection,

Cette astuce permet de propager la logique de la formule sur la hauteur du tableau pour toutes les colonnes concernées. Et si vous réalisez quelques vérifications d'usage, vous constatez que toutes les extractions sont parfaitement conformes. Et pour cela, nous avons construit une formule sur la base de la fonction RechercheV en dynamisant son argument d'indice de colonne pour réaliser des extractions multiples on ne peut plus productives. La syntaxe complète que nous avons construite, relativement simple au demeurant, est la suivante :

=RECHERCHEV($B6; Archives; COLONNE(B2); FAUX)